“1С:Бухгалтерия” как CRM небольшой фирмы. Часть 1.

Рассмотрим более подробно на чем основаны уверенные позиции программы «1С:Бухгалтерия 3.0» на рынке учетных программ.

По нашему мнению обоснование этому содержится в трех пунктах:

Последний пункт воспринимается особенно болезненно пользователями программ «1С:Бухгалтерия 3.0». Поэтому мы рассмотрим его в самом конце особенно подробно.

Когда версия 3.0 программы «1С:Бухгалтерия» только начинала свое шествие по компьютерам бухгалтеров, было очень много нареканий и непонимания зачем же нужно менять одну версию (в данном случае “Бухгалтерия 2.0” ) на другую.

Бухгалтерское профессиональное сообщество в некоторой степени является консервативным – если ведение учета налажено в одной учетной программе, то переходить на другую версию добровольно мало кто соглашается. Каждый переход с одной версии на другую для большинства бухгалтеров это как подвиг и вместе с тем стресс. Что уж говорить, если до сих пор велико число пользователей версии «1С бухгалтерия 7.7».

Функциональные разработки от 1С

Однако со временем версия «1С:Бухгалтерия 3.0» мало того что избавилась от, так называемых, «детских болезней», но и стала радовать появлением функциональных возможностей, которые помогают в ежедневной работе бухгалтера.

Например, в версии «1С:бухгалтерия 3.0» реализована удобная и разносторонняя работа по агентским договорам. В последнее время законодатель ввел ряд нормативных требований для агентов и комиссионеров, а новые возможности учета комиссионных договоров в “1С:Бухгалтерия” существенно помогают бухгалтеру в сложной и запутанной схеме работы по договорам комиссии.

Другой простой пример – в карточке контрагента сразу можно увидеть все документы по этому контрагенту. Достаточно открыть карточку контрагента и в меню навигации формы выбрать пункт «Документы по контрагенту». Фактически это аналог «Журнала операций» в «1С:Бухгалтерия», но тоже является удобным.

В разделе «Зарплата и кадры» при ведении учета зарплаты в «1С:Бухгалтерия» при начислении зарплаты автоматически рассчитывается НДФЛ на каждого сотрудника, а так же страховые взносы так же в разрезе каждого сотрудника, в том числе и травматизм (НСиПЗ), который всегда рассчитывался общей суммой.

Еще хотелось бы упомянуть о возможностях формирования платежных поручений на выплату зарплаты на карточку работника. Многие компании выплачивают работникам компенсацию не в рамках зарплатного проекта, а на личные банковские карты. Для бухгалтеров и расчетчиков зарплаты это всегда большой и рутинный труд – на каждого сотрудника сформировать платежное поручение именно с его банковскими реквизитами. В компании «1С» учли все это и реализовали обработку для группового формирования платежных поручений на выплату зарплаты по ведомости. Пользователь указывает готовую ведомость на выплату зарплаты, а программа уже автоматически формирует список платежных поручений.

А так же много-много других возможностей, которые помогают именно бухгалтеру.

Но мы рассматриваем программу «1С:Бухгалтерия 3.0» еще и с точки зрения возможностей использования руководителями и, например, менеджерами компании. При этом сразу уточним, что подобное использование “1С:Бухгалтерия 3.0” является оправданным только для небольших компаний, скажем 5-7 сотрудников, а так же на ранних стадиях формирования бизнеса, когда бизнес-процессов еще не очень много (равно как и сотрудников). По мере развития компании уже можно внедрять соответствующие программные продукты “1С:Управление торговлей” и т.д.

Одна из первых и интересных возможностей, которые появились в бухгалтерской программе – выставление счетов на оплату и контроль оплаты. В журнале документов «Счета на оплату» реализована колонка «Статус оплаты», который принимает значения «Не оплачен», «Частично оплачен», «Оплачен». Причем значения эти формируются автоматически на основании введенной информации.

Например, менеджер по продажам выставляет счет на оплату в «1С:Бухгалтерия 3.0» и отправляет его клиенту. Бухгалтер, который занимается проведением банковских выписок, при отражении банковской операции в «1С:Бухгалтерия» в банковской выписке указывает по какому счету поступил платеж. Как итог в журнале документов «Счета на оплату» можно увидеть пришла оплата или нет.

Выставление документов с готовой печатью организации. В «1С:Бухгалтерия 3.0» существует шаблон, заполнив и загрузив который, можно формировать документ «Счет на оплату» с готовой печатью и подписью организации. Подготовленный документ можно распечатать, сохранить в pdf или отправить по электронной почте сразу из «1С:Бухгалтерия 3.0».

Возможность вести список контактных лиц контрагента в бухгалтерской программе с указанием контактной информации и роли контактного лица этого партнера.

Хотелось бы отметить, что с помощью небольшой доработки «1С:Бухгалтерия 3.0» можно вести и учет истории взаимодействия с контрагентом – телефонные звонки, письма, запланированные встречи и т.д. Об этом в третьей части статьи.

Сохранить сканы документов. Возможность хранить копии реальных документов оценят не только менеджеры, но и бухгалтера. Файлы любого формата (текстовые, MS Office, PDF, изображения и другие) можно хранить как в договоре контрагента (например, скан договора), так и в любом документе программы. Например, к документу «Счет-фактура полученный» прикрепить скан оригинального документа, который затребовать у поставщика.

Для руководителя предоставлен отдельный раздел, который так и называется «Руководителю», позволяет получить максимум управленческой информации в небухгалтерской форме.

Во всем этом многообразии возможностей большинство пользователей «1С:Бухгалтерия 3.0» (а это будут конечно же бухгалтера) зададут самый актуальный вопрос – разграничение прав пользователей. Например, менеджер, не должен залезать в бухгалтерскую отчетность, не должен иметь возможность исправлять документы прошлых периодов, не может видеть документы по начислению зарплаты и банковские выписки.

По данному вопросу в первую очередь следует сказать о возможности настройки «Даты запрета изменения». Указанный параметр расположен в разделе «Администирование»/ «Поддержка и обслуживание». Дату запрета изменения в «1С:Бухгалтерия» можно указать единую для всех пользователей, но можно и разграничить, т.е. для каждого пользователя определить свою дату запрета изменения данных, а для кого-то не ставить совсем.

Другой вопрос – разграничение прав доступа к различным подсистемам и объекатам программы. Благодаря новой технологической платформе, на которой работает «1С:Бухгалтерия 3.0», а так же разработкам компании «1С», в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0» существует большое число стандартных ролей и прав доступа, которые можно использовать для настройки разграничения доступа.

В случае если стандартных ролей для настройки доступа к «1С:Бухгалтерия» не хватает, то можно выполнить небольшую доработку конфигурации, которая хоть и лишает возможности полностью автоматического обновления конфигурации, но не затрагивает стандартных объектов программы, а значит не усложняет сам процесс обновления. Но это тема уже для третьей части статьи.

Заключение.

Это только небольшой перечень самых ярких и очевидных функциональных возможностей использования “1С:Бухгалтерия 3.0” не только бухгалтерами компании. Но дьявол, как известно, кроется в мелочах.

Во второй части статьи мы рассмотрим с какими полезными внешними сервисами взаимодействует “1С:Бухгалтерия 3.0” и какую пользу это приносит не только бухгалтеру.