Массовый ввод документов в "1С:Управление торговлей"

Многие организации в конце каждого календарного месяца сталкиваются с необходимостью создания документов в программе "1С:Управление торговлей" - счета, акты, счет-фактуры. А так же последующая групповая печать и рассылка счетов и закрывающих документов (ТОРГ-12, Акт, Счет-фактура, УПД и др.).

Подобные процессы могут занимать продолжительное время и задействуют человеческие ресурсы. В результате в документах могут присутствовать ошибки, документы создаются с большим опозданием.

Для решения данной задачи и оптимизации работы в "1С:Управление торговлей" наша компания разработала набор инструментов для программ "1С:Управление торговлей", которые помогают существенно сократить затраты компании в конце каждого месяца и оптимизировать работу.

Эффективность обработки создания документов

Практика внедрения процедуры группового создания документов в "1С:Управление торговлей" показывает, что компании, которые многие месяцы и годы тратили до трех дней для закрытия месяца и выставления счетов своим клиентам, после внедрения процесса массового создания документов, стали тратить на это максимум до двух-трех часов.

В процессе массового создания документов "1С:Управление торговлей" эффективность и качество результата работы в первую очередь зависит от корректности исходных данных, которые предоставляются в виде реестра формата MS Excel.

Сферы применения группового создания документов

Инструмент массового создания комплекта документов (счет + Акт/ТОРГ12/УПД + Счет-Фактура) уже помогает оптимизировать работу в "1С:Управление торговлей" компаниям таких отраслей как:

Скорее всего данное решение будет полезным и Вашему бизнесу.

Групповая обработка документов в "1С:Управление торговлей"

Инструменты для группового создания, распечатки или отправки по почте документов представляют собой обработки для "1С:Управление торговлей".

В решение формирования документов входят следующие обработки 1С:

Обработки для групповой работы с документами разработаны как для "1С:Управление торговлей. ред.11", так и для версии "1С:Управление торговлей. Ред. 10.3".

В процессе внедрения и запуска работы с инструментами работы с обработками изменения в вашу программу вносит не надо, они устанавливаются, как внешние обработки.

Как работает закрытие месяца с созданием документов.

1.Формируем детализацию заказов за месяц.

Для этого в разделе Продажи в колонке Сервис выбираем Дополнительные обработки и выбираем обработку Формирование детализаций из excel файла.

После открытия обработки устанавливаем месяц и год, который мы закрываем и выбираем файл, в котором хранится таблица детализаций за месяц. После считывания данных из файла с детализациями проверяем данные

Если документы для закрытия месяца ещё не сформированы устанавливаем Номенклатуру и характеристику номенклатуры в новых документах и нажимаем кнопку Сформировать документы для закрытия месяца(сформированные документы отобразятся в колонке Реализация).

После того, как документы закрытия месяца сформированы нажимаем кнопку Прикрепить детализации к существующим документам.

Проверить детализации можно открыв соответствующий документ Реализации, перейдя на вкладку Файлы и открыв детализацию. Изменить детализацию можно открыв пункт меню Файлы, выбрав нужную детализацию и нажав пункт меню Редактировать.

Выполнить печать детализации можно Выбрав в меню печати

2. Выполняем групповую печать документов.

Для этого в разделе Продажи выбираем Дополнительные обработки и выбираем обработку Групповая печать документов.

На странице Печатные формы выбираем печатные формы, количество экземпляров и будут ли они выводиться на экран, или на принтер по умолчанию.

На странице Отбор устанавливаем период, организацию и контрагентов и нажимаем Выполнить отбор документов.

На странице Отобранные документы проверяем отобранные документы и нажимаем кнопку Выполнить печать документов. Если какие-то документы не нужны снимаем у них галочки.

3.Выполняем групповую рассылку документов.

Для этого в разделе Продажи выбираем Дополнительные обработки и выбираем обработку Групповая рассылка документов.

На странице Письмо можно отредактировать текст письма, рассылаемого клиентам с документами

На странице Печатные формы выбираем печатные формы для рассылки

На странице Отбор устанавливаем период, организацию и контрагентов и нажимаем Выполнить отбор документов.

На странице Отобранные документы проверяем отобранные документы. Если какие-то документы не нужны снимаем у них галочки.

На странице Эл адреса контрагентов проверяем электронные адреса для рассылки. Если каким-то контрагентам рассылка не нужна снимаем у них галочки. Можно также вручную изменить электронный адрес.Для рассылки документов нажимаем кнопку Выполнить рассылку документов.

Кому полезно решение группового создания и рассылки документов

Инструмент создания, печати и рассылки документов в "1С:Управление торговлей" полезен всем компаниям, которые в соответствии со своими бизнес-процессами основную часть документов для клиентов формируют в конце месяца.

Практика нашего внедрения по отраслям выглядит следующим образом