АП АйТи

Общие вопросы настройки обмена 1С

Независимо от вида деятельности компании суть задачи настройки обмена с 1С бухгалтерия всегда сводится к одному – выгрузить данные из системы ведения продаж и загрузить в 1С бухгалтерия.

Практика автоматизации обмена данными с 1С включает опыт настройки для компаний в самых разных сферах - охранные услуги, производство и оптовая торговля, розничная торговля, бухгалтерский аутсорсинг, компании гос оборон заказа, торговые сети, курьерские услуги и службы доставки.

Как видите, любому бизнесу для корректного и надежного учета необходима работающая интеграция и обмен данными с базами 1С. Как мы покажем далее, наличие обмена 1С дает пользу не только для бухгалтерии, но и непосредственно для бизнеса.

Специфика заключается только в том в какой программе ведется учет продаж и первичной финансово-хозяйственной деятельности – либо это программа на базе 1С:Предприятие (Управление торговлей, Розница, 1C:CRM, УНФ, Обшепит и т.д), либо программный продукт иного производителя (R-Keeper, Store House, iiKo, 1C:Битрикс, ИнфоКлиника и т.д.).

Рассмотрим оба варианта для решения вопроса организации обмена с 1С:Бухгалтерия.

Бизнес-программа не на платформе 1С

Бизнес может быть работать на какой-либо программной платформе, отличной от 1С. На первый взгляд, кажется, что это создает проблемы для организации выгрузки и загрузки данных в 1С.

В первую очередь следует выяснить у производителя позволяет ли их система выгружать данные для 1С. Как правило, все современные программные продукты даже не на базе 1С содержат минимальный функционал для выгрузки в 1С бухгалтерия.

Если производитель говорит, что такой выгрузки для 1С бухгалтерия не предусмотрено, то существует второй вариант – может быть в его программном продукте существует выгрузка информации в какие-либо внешние файлы.

Такими форматами внешних файлов могут быть

Наличие таких возможностей уже дает шанс настройки обмена с 1С:Бухгалтерия. Необходимо выгрузить небольшой объем данных в указанный формат, проанализировать структуру данных. На основании этого можно реализовать инструмент, с помощью которого выполнять выгрузку и загрузку данных в 1С. На нашей практике мы работали с разными внешними системами, настраиваем как существующие механизмы загрузки в 1С, так и разрабатываем новые с теми системами, которые не предполагают выгрузку в 1С:Бухгалтерия.

В нашей практике встречаются и такие необычные случаи, что бизнес-приложение работает на платформе "1С:Предприятие", а бухгалтерская программа на иностранном программном продукте, в частности Navision. В этом случае мы разрабатываем специализированные выгрузки из программ 1С в формате Excel, которые затем загружаются в учетную программу Navision.

Все работают на платформе 1С

Идеальный вариант, когда на предприятии все используют единую платформу 1С:Предприятие. Но, как показывает практика, даже в такой ситуации бухгалтерия часто выполняет ручной ввод документов в свою 1С:Бухгалтерия.

Причины, почему отсутствует обмен данными между 1С, могут быть разными, но важно то, что такой обмен настроить абсолютно реально и он должен быть.

Настройка обмена данными между 1С может быть реализована двумя основными способами:

Так же можно организовать как односторонний или двухсторонний обмен данными.

Наиболее типовой кейс настройка обмена 1С следующий:

Вот пример того как мы настраивали обмен для иностранной компании, которая имеет представительство в России

Некоторые бухгалтера в своей программе не ведут учет по всем товарным позициям, а заводят все одной строкой «Товар» и общая сумма. Выгрузку и загрузку в 1С:Бухгалтерия можно настроить таким образом, что бы в 1С бухгалтерия попадал накладная (Приходная и расходная), в этой накладной буде одна строка «Товар» и общая сумма по документу.

Другой пример настройки обмена 1С. В программе «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление нашей фирмой» можно вести учет заявок сотрудников на расходование денежных средств (сотрудник делает заявку на расходование денег, руководитель согласовывает, бухгалтерия оплачивает). При правильной настройке обмена между 1С Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей (или УНФ) выписка банка или кассовый документ попадает в учетную систему, привязывается к заявке и она автоматически переходит в статус оплачена. Такой кейс может использоваться, например, когда сотрудник делает заявку на оплату товаров или услуг поставщику. В результате он видит оплачена его заявки или еще нет.

Стоимость автоматизации обмена 1С

Автоматизация обмена между используемыми программами для целей бухгалтерского учета это инвестиция, которая окупается практически сразу же.

Выполнив один раз настройку обмена 1С, Вы повышаете точность и надежность учета, удобство и скорость работы не только для бухгалтерии, но и для сотрудников, которые непосредственно задействованы в бизнесе.