"1С:Бухгалтерия" как CRM небольшой фирмы. Часть 2. Сервисы.

Сервис "1С:Отчетность"

Сервис “1С:Отчетность” это часть функциональности программы "1С:Бухгалтерия 3.0" (и не только), которая позволяет осуществляет взаимодействие с контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат,Росалкоголь регулирование) по электронным каналам связи. Т.е. иными словами - отправлять регламентированную отчетность (бухгалтерская отчетность, налоговая, отчетность в фонды) и получать уведомления, требования из контролирующих органов, обмениваться электронными документами.

Оператором отправки электронной отчетности является “Калуга-Астрал”, которая со своей стороны обеспечивает очень качественную круглосуточную техническую поддержку по бесплатному номеру.

Таким образом, при подключении к сервису “1С:Отчетность” бухгалтеру не нужно сначала подготавливать отчет в одной программе, а затем выгружать и загружать в другую программу для отправки и в дальнейшем отслеживать статус прохождения отчета в другой программе. Благодаря подключению к “1С:Отчетность” работа бухгалтера по подготовке, отправке и получение результата отправки производится в одной программе. Другой немаловажный фактор - обновляя программу “1С:Бухгалтерия” обновляется и модуль, который отвечает за отправку отчетности. Мы расписали как помогает “1С:Отчетность” бухгалтеру (подробнее о сервисе “1С:Отчетность” на нашей странице http://www.auditprofi-it.ru/1c_otchet/), но наша цель показать как он помогает не только бухгалтеру.

Получение выписки из ЕГРЮЛ.

При подключении к сервису “1С:Отчетность” Вам доступна возможность получить выписку ЕГРЮЛ по любому юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю. Такая операция может потребоваться не только бухгалтеру или руководителю, но и сотруднику, который отвечает за подписание договоров, оформление сделок и т.д.

Для отправки запроса на получение выписки из ЕГРЮЛ Вы можно указать ИНН или ОРГН, либо выбрать существующего контрагента из базы данных. В случае необходимости Вы можете получить текущие данные ЕГРЮЛ и по своей организации.

Важно, что можно предоставить доступ к этим возможностям выбранным сотрудникам и при этом не давать доступ к данным отчетности.

"1С:Электронный документооборот"

В канун очередной сдачи отчетности (квартальная, годовая) бухгалтерия начинает выискивать каких документов поставщиков не хватает, или кто из покупателей не вернул подписанные документы. В результате бухгалтерия обращается к менеджерам, они вынуждены отрываться от текущих дел и искать документы месячной, а то и годичной давности. Конечно же это не самым лучшим образом сказывается на производительности. Но что поделать - при отсутствии первичны подписанных документов налоговая, в случае проверки, может выписать штраф, не признать расходы, что влечет к увеличению налогов и опять-таки штрафы.

В “1С:Бухгалтерия 3.0” в документах “Поступление товаров услуг” добавлен признак “Оригинал”, благодаря которому можно отслеживать получили от поставщика оригиналы документов или нет. Но этот процесс основан на своевременном отражении ситуации по документам со стороны соответствующего менеджера.

Конечно же все эти вопросы практически разом снимаются при подключении сервиса "1С:Электронный документооборот".

Например, документ отгрузки (Реализация) созданный в программе, может быть сразу отправлен по телекоммуникационным каналам связи покупателю. Документ при этом подписывается электронно-цифровой подписью и является юридически значимым. Покупатель, получив у себя в своей информационной системе (не обязательно в 1С:Бухгалтерия), подтверждает получение документа и подписывает его. С другой стороны, все мы понимаем реалии производственных и торговых процессов - документ поставки может согласовываться еще много раз и конечная сумма в нем может меняться. В таком случае созданный в “1С:Бухгалтерия 3.0” документ поставки товаров оказания услуг может быть отправлен позже, когда участники сделки придут к соглашению.

В результате все стороны уверены в том, что данный документ подписан, цифры в нем не будут изменены и его можно отражать в учете даже при временном отсутствии оригиналов, наличие которых все-таки лучше обеспечить.

"Проверка контрагента и получение информации"

Рассмотрим типичную ситуацию. Менеджер по продажам получает реквизиты нового покупателя и прежде чем выставить счет на оплату он должен внести информацию в справочник “Контрагенты”. Либо отдает реквизиты бухгалтеру и ждет когда бухгалтер внесет информацию о контрагенте в базу “1С:Бухгалтерия 3.0”.

Прекрасный выход - функция автоматического заполнения карточки контрагента по базе ФНС. Она позволяет выполнить операцию ввода информации о новом контрагенте буквально за секунду - Вы только вводите ИНН или ОГРН и все основные реквизиты (в том числе и данные директора согласно выписке) заполнены из базы ФНС. Вам только необходимо свериться с теми данными, которые прислал сам контрагент и уточнить расчетный счет.

При этом “1С:Бухгалтерия 3.0” сразу выполняет проверку на наличие такого контрагента в Вашей базе (вполне вероятно, что ранее информация о нем уже была внесена). А благодаря подключению сервиса “1С:Отчетность” Вы можете запросить выписку ЕГРЮЛ по новому контрагенту будь то поставщик или покупатель. Кроме того, в "1С:Бухглтерия 3.0" можно настроить автоматическую проверку контрагентов по базе ФНС на предмет изменений. Например,изменился КПП, компания ликвидирована и т.д. В результате Вы сразу сможете видеть изменения по контрагентам.

Таким образом менеджер может практически без задержек начинать работать с новым клиентом.

Почтовый клиент в 1С

Отправка документов, в особенности счетов на оплату, выполняется при помощи электронной почты. При этом, как правило, работа сводится к тому, что в программе формируют документ, печатают, ставят подпись и печать, сканируют и отправляют либо из почтовой программы, либо через веб интерфейс популярных почтовых сервисов.

Наиболее продвинутые пользователи умеют сохранять счета на оплату и другие документы из 1С в файл, например, PDF сразу с печатью и подписью. Но операция сохранения файла на компьютер и последующая отправка все равно остаются.

Программа “1С:Бухгалтерия 3.0” позволяет для каждого пользователя программы настроить учетную запись электронной почты, которую он будет использовать при входе в “1С:Бухгалтерия 3.0”.

Что дает настройка учетной записи электронной почты в “1С:Бухгалтерия 3.0” ? Самое главное и очевидное - отправка печатной формы документа сразу из окна просмотра печатной версии без сохранения промежуточной версии на компьютере. Документ при этом может быть как с печатью и подписью, так и без таковых (по договоренности с контрагентом).

Вы можете выполнить отправку практически любого документа из “1С:Бухгалтерия 3.0”, но мы рассматриваем с точки зрения менеджера, а значит список документов может быть таким - счет на оплату, акт выполненных работ или ТОРГ-12, счет-фактура, акт сверки взаиморасчетов.

Т.е. после формирования документа в “1С:Бухгалтерия 3.0” и вывода на экран печатной формы необходимо нажать одну кнопку, уточнить адрес получателя и выполнить собственно отправку. Экономия времени кажется очевидной. Из “1С:Бухгалтерия 3.0” можно отправить и простое обычное письмо контрагенту и получить от него ответ так же в “1С:Бухгалтерия 3.0”.

В следующей третьей части статьи мы рассмотрим какие возможности существуют для доработки “1С:Бухгалтерия 3.0” и масштабирования работы.